Bonjour à tous et bienvenue dans cette nouvelle saison de l’émission qui vous aide dans votre quotidien de cosméticien.

Je suis Nicolas Gosse, le rédacteur en chef de la revue Industries Cosmétiques. Dans cet épisode je reçois à nouveau David Égée, directeur stratégie en charge du business de la cosmétique chez Veeva, l'un des principaux fournisseurs mondiaux d'applications cloud spécifiques aux industries. Veeva aide les équipes de R&D, de qualité et de réglementation à commercialiser plus vite des produits de haute qualité, des produits sûrs et durables sans compromettre leur conformité.

Dans ce troisième épisode de cette saison, nous nous poserons une question simple, mais fréquemment partagée : l’industrie cosmétique navigue-t-elle dans une forêt de contraintes ? Et quel secret pour les transformer en opportunités ? Pour y répondre, David Égée s’appuiera sur son expérience industrielle et notamment ses 7 années comme directeur qualité chez Parfum Christians Dior.

Bonjour à tous et merci d’écouter cette nouvelle saison d'une émission qui va vous aider dans votre quotidien de cosméticien.

Je suis Nicolas Gosse, le rédacteur en chef de la revue Industries Cosmétiques et dans ce nouvel épisode je reçois à nouveau David Égée, directeur stratégie en charge du business de la cosmétique chez Veeva, l'un des principaux fournisseurs mondiaux d'applications cloud spécifiques aux industries. Veeva aide les équipes de R&D, de qualité et de réglementation à commercialiser plus vite des produits de haute qualité, sûrs et durables sans compromettre la conformité.

C’est tout l’enjeu de ce nouvel épisode qui pose une question fondamentale : vitesse et qualité sont-ils incompatibles ?

Pour y répondre, David Égée appuiera ses développements sur son expérience dans l’imagerie médicale et dans dans le secteur cosmétique, notamment ses 7 années passées chez Parfums Christian Dior en tant que directeur qualité.

Bonjour à tous et merci d’écouter cette nouvelle saison d'une émission qui va vous aider dans votre quotidien de cosméticien.

Je suis Nicolas Gosse, le rédacteur en chef de la revue Industries Cosmétiques et dans ce nouvel épisode je reçois à nouveau David Égée de chez Veeva. Veeva est l'un des principaux fournisseurs mondiaux d'applications cloud spécifiques aux industries qui aident les équipes de R&D, de qualité et de réglementation à commercialiser plus vite des produits de haute qualité, sûrs et durables sans compromettre la conformité.

Quant à David Egee, il est directeur stratégie, en charge du business de la cosmétique pour Veeva. David est doté d'une solide expérience

industrielle en production et en qualité (7 ans dans l'imagerie médicale, 12 ans dans la cosmétique dont 7 années comme directeur qualité chez Parfums Christian Dior.

Dans cet épisode, nous nous demanderons si finalement, les meilleurs alliés des cosméticiens ne seraient pas leurs fournisseurs. La collaboration avec ces fournisseurs constitue-t-elle un enjeu de la qualité produit et répond-elle aux attentes des consommateurs ?

Dans cet épisode, il sera question d'audits et d'inspections réalisés chez nos amis industriels de la cosmétique. Ces deux notions pourraient paraître identiques, pourtant audit et inspection ne sont pas synonymes. Quelles différences entre un audit et une inspection ?

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**En finir avec les nuits blanches : **

Bonjour à tous et merci d’écouter cette nouvelle émission qui va vous aider dans votre quotidien de cosméticien. 

Je suis Nicolas Gosse, le rédacteur en chef de la revue Industries Cosmétiques et dans cet épisode, je reçois à nouveau David Égée, directeur de la stratégie en cosmétiques pour Veeva, qui répondra à mes questions.

**Dans cet épisode, il sera question d'audits et d'inspections réalisés chez nos amis industriels de la cosmétique. Ces deux notions pourraient paraître identiques, pourtant audit et inspection ne sont pas synonymes. Quelles différences faites-vous entre un audit et une inspection ?**

Au travers d’un audit on vient évaluer et mesurer les performances des processus qualité. Ces audits sont menés au regard de normes, et donc il s’agit de vérifier que l’ensemble de l’organisation avec ses procédures et ses règles de fonctionnement est bien conforme à ces normes et si cette organisation obtient les résultats attendus.

Là où l’audit peut être perçu comme quelque chose d’assez général, l’inspection peut être plus exigeante.

**Plus exigeante ?**

En effet, même si elle s’appuie sur des normes également, l’approche est un peu différente. Sans nécessairement balayer tous les processus, l’inspection vient souvent examiner de beaucoup plus près le processus en question.

On a souvent l’habitude de penser que pour un audit, il faut montrer ce qui est fait, que ce qui est fait est en accord avec les normes, et enfin que la démarche d’amélioration continue est bien en place et portent ses fruits. 

De manière un peu différente, pour une inspection, l’inspecteur vient plutôt chercher la mise en défaut d’un processus.

Ce qui rend l’exercice ardu pour l’industrie cosmétique, c’est que certains produits sont considérés comme des médicaments sans ordonnance dans certains pays. 

**Concrètement, ça veut dire quoi ?**

Les référentiels qui s’appliquent, sont donc ceux de la pharma. Comme cela ne concerne que quelques pays et quelques produits, les industriels de la cosmétiques sont obligés d’adopter des standards extrêmement élevés pour finalement une faible part de production.

**Quel est le lien avec les nuits blanches ?**

Il faut bien se rendre compte qu’un audit ou une inspection dure plusieurs jours (de 2 à 5 jours).

Vous répondez à des questions pendant 5 jours. Rappelez vous votre baccalauréat. Il faut d’abord maîtriser tous les sujets, seul ou à plusieurs. Vous imaginez que ce n’est déjà pas si facile, surtout si on vient rajouter des facteurs comme : la complexité ou la taille de l’organisation, la maturité de l’organisation.

Ce qui rend l’exercice délicat c’est que tout ce qui est dit, doit pouvoir être démontré preuves à l’appui. Et l’obsession de l’inspecteur, va être de vérifier systématiquement, souvent par la recherche de contre-exemple, la véracité de ce qui est dit. Tout en étant de bonne foi, s’il y a des éléments qui ne peuvent être étayés par des faits correctement tracés ou documentés, alors on va considérer qu’ils ne sont pas vrais, en tout cas pas tout le temps. C’est ce qui vous et en écart.

**Quels sont les éléments en question qui peuvent vous être demandés ?**

Je me rappelle avoir reçu la semaine précédente une inspection de la FDA (l’Agence américaine des produits alimentaires et médicamenteux), une liste de 37 questions pour lesquelles l’inspecteur voulait les réponses en ouverture d’inspection.

Au-delà de...

Veeva et Industries Cosmétiques lancent un nouveau podcast consacré au travail quotidien des acteurs de l’industrie cosmétique. Résolument pratique et court, chaque épisode répond concrètement à une problématique rencontrée par les cosméticiens. Après un premier épisode consacré à la formation, place aux dossiers règlementaires.

Au programme aujourd’hui : les dossiers règlementaires pour les produits cosmétiques. Un sujet pas si aride qu’il n’y paraît…
Le titre de notre émission est : la fin des nuits blanches. Alors, David Égée, comment concilier dossiers réglementaires et fin des nuits blanches ?

David Égée (1) : On parle de dossier règlementaire, donc en lien avec des autorités règlementaires. C’est donc important, et ça ne souffre pas les erreurs.

Ce qu’il faut savoir, c’est que pour commercialiser un produit cosmétique, il y a des déclarations, par des autorisations à faire ou obtenir des autorités compétentes. C’est vrai dans tous les pays ou groupes de pays comme l’Europe.

Pour chaque produit, et dans chaque pays, ces dossiers doivent être faits. Ces dossiers sont assez volumineux et peuvent parfois être complexes à constituer et les éléments viennent d’horizons diverses à des rythmes différents.

Bien sûr, ce ne sont pas les mêmes dossiers dans tous les pays.

Difficultés supplémentaires, la multiplicité des produits pour certaines marques, et l’accélération des plans marketing.

Il est donc difficile pour un responsable des affaires règlementaire de savoir :

• Quels sont les documents nécessaires pour tel produit (car ça va dépendre des pays de commercialisation) ?
• Quels sont les documents manquants ?
• Le niveau de validation chaque document ?
• Qui en est en charge ?
• Quels sont les priorités à traiter ?

Et c’est critique, puisque sans autorisation, vous ne pouvez pas commercialiser vos produits.

Vous qui avez l’habitude de travailler avec les équipes en charge des affaires réglementaires, comment les équipes s’organisent-elles habituellement ?

David Égée : Certaines ont fait le choix de solutions informatiques dédiées.

En réalité, dans de nombreuses entreprises, les évolutions permanentes de règlementation partout dans le monde, ou l’accélération des plans marketing, et la multiplication des produits a rendu la charge de travail insupportable.

Il existe des solutions permettant de traiter les données, les documents et les worklfows de communication, vérification, approbation, et soumission en toute conformité.

Ces solutions permettent en quelques clic et sur des tableaux de bord de savoir où on en est de telle ou telle validation de document ou de telle ou telle constitution de dossier.

Dans un système d’information où tout est informatisé, l’accès à l’information est indispensable. Comment les utilisateurs retrouvent-ils leurs documents ?

David Égée : Alors c’est justement le point fort de la solution. L’ensemble des informations et disponible à tout le monde en fonction de ses autorisations. C’est ce qu’on appelle le « single point of truth », le point unique de vérité.

Toutes les informations, documents ou workflows sont organisés de manière de telle sorte que quelle que soit la recherche ou le chemin suivi on trouve ce l’élément sans faute.

Par exemple, si un certificat est commun à plusieurs produits, projets ou autres, il n’est archivé qu’une seule fois bien sûr, mais évidemment il est accessible via le dossier produit ou projet.

Mais de la même manière, à partir du document ou de l’élément, on peut retrouver tous les produits, dossiers, ou projets auxquels il appartient.

En réalité, mais si l’interface pour l’utilisateur est informatique, il peut retrouver exactement la même organisation que celle qu’il avait par le passé avec des...

Veeva et Industries Cosmétiques lancent un nouveau podcast consacré au travail quotidien des acteurs de l’industrie cosmétique. Résolument pratique et court, chaque épisode répond concrètement à une problématique rencontrée par les cosméticiens. Le premier épisode est consacré à la formation.

Au programme du premier épisode, la formation des collaborateurs dans l’industrie cosmétique. Un sujet indispensable et préoccupant. Pourtant, vous annoncez la fin des nuits blanches. Comment ?

David Égée(1) : S’agissant de la formation, je ne compte pas le nombre d’heures de réflexion passées à essayer de trouver une solution à des questions simples comme :

- Qu’est-ce qu’un collaborateur doit savoir pour bien faire son travail ?

- D’ailleurs comment, moi, je fais pour avoir la liste de ce qu’il doit savoir ?

- Comment je m’assure qu’il a bien fait ses formations, et surtout qu’il a bien retenu l’essentiel ?

- Comment je fais pour gérer les évolutions du besoin ?

Et puis après avoir séché sur ces questions, on se dit : ah, mais la sécurité, il faut aussi former les collaborateurs sur la sécurité en fonction de ce qu’il fait. Et puis les RH, et puis, et puis, et puis….

C’est compliqué !

Et pourquoi des nuits blanches ? Parce que c’est important, voire critique ! Important pour la performance de votre organisation, et critique le jour des audits et des inspections. Vous ne devez pas être mis en défaut sur ce processus.

Alors comment faire ?

David Égée : Le seul moyen de conjuguer simplicité et performance est la mise en place de solutions informatiques dédiées.

Pragmatiques et fiables elles permettent de s’assurer que chacun a les prérequis à la bonne tenue de son poste de travail.

Quels sont les challenges ?

David Égée : Le premier est de rassembler toutes les contraintes.

En effet dans le cadre de la formation au poste de travail il faut s’assurer qu’à une fonction ou une responsabilité donnée, le salarié est en possession des savoirs et compétences dont il a besoin.

Ces derniers balayent un large spectre de sujets comme le savoir métier et technique bien sûr, mais également des sujets connexes comme ceux de la sécurité, la qualité, l’environnement, RH ou d’autres encore.

Ensuite il faut assurer le suivi. La traçabilité devant être assurée, l’enregistrement de ces formations, et désormais souvent les résultats de test d’acquis de compétences doivent être conservés.

Avant même d’aller vers des systèmes complexes lourds et coûteux comme les LMS (Learning Management System) la priorité est d’abord de s’assurer que le socle de base (sécurité, environnement, qualité, et métier) est acquis de tous et que les modifications d’organisation ou les mises à jour de connaissance ont bien été transmises.

Cette traçabilité permet également de garder une certaine pertinence dans les plans de formation, en évitant, lors des mobilités par exemple, de refaire des formations déjà faites.

Qu’apporte la solution informatisée ?

David Égée : La simplicité ! chacun son rôle ! Ces outils informatiques permettent à chaque acteur de remplir pleinement son rôle sans endosser les responsabilités de ses collègues.

En fonction des rôles et des responsabilités de chacun, le plan de formation se construit automatiquement dans le système. 

Le salarié est acteur de son plan de formation en particulier lors des formations en ligne, le manager donne les ressources nécessaires et garantit la bonne exécution du plan de formation, les services techniques compétents alimentent chacun dans son domaine le plan de formation, enfin, les services RH veillent au bon fonctionnent du processus et assure par le biais de fiches missions ou...

Veeva et Industries Cosmétiques lancent un nouveau podcast consacré au travail quotidien des acteurs de l’industrie cosmétique. Résolument pratique et court, chaque épisode répond concrètement à une problématique rencontrée par les cosméticiens. Le premier épisode est consacré à la formation.